As Novas Regras da Gestão de Equipe

Saiba como se comportar no ambiente de trabalho fitness pós-pandemia

A pandemia do COVID-19 forçou gestores de academias em todo o mundo a reavaliar suas operações, modelos de negócio e corpo de funcionários.

A realidade é que não há como voltar ao ambiente de trabalho pré-pandemia. Híbrido, WFH (work from home) e Zoom entraram permanentemente no universo fitness, e um novo capítulo na indústria está sendo escrito. Apesar das dificuldades, mais de um ano depois, muitos líderes agora acreditam que a indústria pode muito bem se beneficiar dessa interrupção inesperada avançando ainda mais.

A CBI conversou com proprietários de academias e gestores em todo o mundo para entender o que eles enfrentaram e aprenderam desde o início da pandemia, e quais as iniciativas que suas equipes de gestão tomaram para permitir que seus negócios, funcionários e clientes continuem prosperando e avançando.

Regra nº 1) Foco na Missão

Em retrospectiva, a indústria não estava preparada para tal crise global sem precedentes. Mas os líderes agiram e enfrentaram os desafios imediatos.

Brent Gallagher, proprietário da Avenu Fitness and Lifestyle em Houston, Texas, descreveu como a abordagem de sua empresa para a crise foi baseada em uma simples pergunta focada em missão: Isso fará com que o estilo de vida saudável seja sustentável?

"Mapear nossos passos através da lente da sustentabilidade permitiu que nossos princípios fundamentais guiassem as tomadas de decisões para nossos clientes e nós mesmos como uma equipe", explica. "Apesar de vivenciar esse ano único, nunca nos desviamos da nossa missão."

Também é essencial que você mantenha todos na mesma página. Margot Allan-Georgas, chefe de pessoas e cultura do Viva Leisure, com sede em Canberra, Austrália, disse à CBI que a chave para dar suporte à equipe é mantê-los informados e estar pronto para girar.

"Como nosso negócio opera em vários estados, grande parte do nosso desafio era entender as variadas direções da saúde, responder e se adaptar, muitas vezes com informações limitadas", diz ela. "E tivemos que garantir que os canais apropriados de comunicação e suporte estivessem disponíveis para nossos mais de 1.200 funcionários." Allan-Georgas.

Regra nº 2) Segurança é essencial

Depois que a administração inicialmente exibiu uma variedade de respostas, vários temas estratégicos surgiram em todo o setor para garantir a saúde, segurança e bem-estar (mental e físico) dos membros e funcionários, enquanto continuavam a fornecer serviços de primeira linha. "Nossas medidas de saúde, higiene e segurança são muito robustas e estão sempre em evolução", relata Colin Grant, co-fundador e CEO do The Pure Group, com sede em Hong Kong. "Aplicamos isso de forma igual e rigorosa às nossas equipes — tanto na academia quanto no escritório. Proteger nossas equipes é fundamental."

Algumas academias criaram uma espécie de cartilha para que seus funcionários se sentissem seguros no seu retorno, e para ajudá-los a impor restrições para alunos e clientes.

"Nós criamos um "Bem-vindo de volta! guia de indução para o retorno dos funcionários após o lockdown, onde esboçamos nossos novos procedimentos de segurança", diz Allan-Georgas. "Também realizamos o Treinamento de Controle de Infecções COVID-19 com todos nossos gestores, para garantir que eles se sentissem confiantes no que fosse necessário."

Regra nº 3) Comunicação é tudo

Todos os nossos especialistas disseram à CBI que uma boa comunicação tem sido o leme de suas gestões e uma forma de motivação bem-sucedida e produtiva para seus funcionários. As academias utilizam vários canais digitais, e todos realizam eventos online onde toda a equipe é incentivada a participar.

"A comunicação continua sendo de suma importância. Os funcionários precisam saber onde estamos, como os negócios estão funcionando, quais ações estamos realizando para nos manter fortes e, mais importante, que suas próprias ações e contribuições importam", ressalta Simon Flint, CEO do Evolution Wellness Group, com sede em Kuala Lumpur, Malásia.

"Realizamos inúmeros conselhos para compartilhar nossas últimas atualizações e iniciativas, abrindo oportunidades para as pessoas fazerem perguntas."

"Na Avenu, começamos todos os dias com uma mensagem matinal do WhatsApp para atualizações, motivação e incentivo. Todos, de treinadores a administração até nossa equipe de limpeza, contribuem uma manhã por mês", explica Gallagher. "Isso dá a todos a chance de compartilhar sua voz e liderar a equipe para o dia."

Grant descreve como o Grupo PURE, com academias na China continental, Hong Kong e Cingapura, usa várias plataformas de mensagens diferentes para comunicação e reuniões.

"As reuniões de equipes regularmente agendadas têm sido a espinha dorsal da nossa abordagem de comunicação de equipe, um fórum para atualizações transparentes, Q&A e o compartilhamento de problemas ou preocupações. Os grupos de WhatsApp e WeChat são usados para compartilhar notícias e informações rapidamente e, quando possível, realizamos reuniões presenciais com distanciamento social para grandes atualizações de projetos e sessões de brainstorm."

A Viva também usa várias plataformas, e alguns meios clássicos. "O e-mail certamente é sempre uma boa base para nós; no entanto, a comunicação direta e as chamadas telefônicas tornaram-se mais importantes", observa Allan-Georgas.

"E o Microsoft Teams é um grande recurso para reuniões presenciais de equipe."

Regra nº 4 ) Esclareça seu modelo híbrido

Para grande parte da indústria de academias, a pandemia contribuiu para o crescimento de um modelo de ambiente de trabalho híbrido, com alguns funcionários trabalhando remotamente, outros na academia, e outros fazendo ambos. Isso apresentou mais um desafio: como gerenciar, motivar e garantir a produtividade de todos os funcionários.

Grant acredita que a chave para gerenciar um modelo de equipe híbrida é ter uma estrutura que permita flexibilidade e liberdade para os chefes de departamento gerenciarem suas equipes e fornecerem as ferramentas apropriadas para trabalhar efetivamente de onde quer que estejam.

Flint também é um forte defensor do fornecimento de ferramentas aos funcionários da WFH, como laptops e VPN, e acredita que o acompanhamento continua sendo essencial para garantir que os funcionários estejam no caminho certo com entregas e KPIs. Ele acrescentou que "a comunicação aberta ajuda a garantir [que] a produtividade e a motivação dos funcionários sejam mantidas".

Trabalhar remotamente não era novidade para o Viva. "Foi a escala da situação que mudou, com muito mais papéis sendo criados para trabalhar em casa", observa Allan-Georgas. "Tecnologia, clareza e comunicação aberta têm sido as chaves para facilitar isso."

Mas para muitas academias, trabalhar remotamente levou algum tempo para se acostumar. Walter MacDonald, diretor de operações de fitness do CW Group em Shenzhen, China, observou que trabalhar em casa não era um ajuste natural para a maioria de sua equipe.

"Inicialmente desafiador, tornou-se mais fácil uma vez que o quadro e o plano de ação foram definidos, e as tarefas foram coordenadas", explica. "As orientações sobre como permanecer engajadas com os membros foram inicialmente dadas às equipes, o que os permitiu criar seus próprios espaços pessoais de ambiente de trabalho".

Regra nº 5) Treine sua equipe para assumir mais tarefas

Para gerenciar o impacto da COVID-19 nos recursos humanos, algumas academias estão realocando e treinando pessoal para minimizar a interrupção e reduzir custos. Muitos estão colhendo agora os benefícios de ter feito isso por algum tempo.

"O cross-training sempre fez parte da Avenu", diz Gallagher. "Quando o COVID bateu, todo o treinamento cruzado que fizemos nos últimos 15 anos valeu a pena, criando clareza dentro de nossa equipe e conforto com nossos clientes."

Flint lembra como a Evolution introduziu uma abordagem multi-qualificada e multitarefa alguns anos atrás. "A equipe de cross-training torna-se importante em momentos como este, quando a supressão de receita coloca pressão adicional sobre as estruturas de custos."

Na PURE, muitos dos funcionários estavam desempenhando funções radicalmente diferentes durante o lockdown. Mas Grant vê um resultado positivo disso: "Todos tiveram que se adaptar. E, adaptando-nos, aprendemos juntos."

MacDonald descobriu que a pandemia era uma boa oportunidade para o CW Group dar uma nova olhada em sua prestação de serviços e checar o que eles estavam oferecendo e como. "Nós simplificamos algumas posições, mas também criamos novas posições como resultado disso. Neste momento, nossa principal questão é encontrar pessoal suficiente para a crescente demanda dos clientes."

E embora a maioria dos gestores de academias estejam investindo em mais tecnologia e implementando sistemas digitais para melhorar a eficiência das operações, reter funcionários e evitar demissões era uma prioridade máxima.

O Grupo PURE implementou diversos sistemas digitais para aprimorar e apoiar o trabalho realizado por suas equipes sem substituí-los.

"Os chatbots são uma ótima maneira de responder a perguntas simples, enquanto o Serviço de Atendimento ao Cliente pode se concentrar em questões mais complexas", diz Grant. "O Marketing Cloud é uma ferramenta eficaz de automação que permite que nossa equipe de marketing se concentre em um engajamento mais profundo com os clientes. A IA e o machine learning continuarão a crescer e nos permitirão inovar e personalizar produtos e comunicações."

Quando o Evolution Wellness foi forçado a fechar suas academias, eles aproveitaram a oportunidade para melhorar suas equipes através de treinamentos online. "E como ainda devemos limitar o número de funcionários em uma sala de aula, para complementar o aprendizado e o desenvolvimento, lançamos recentemente um aplicativo móvel de micro venda para eles", explica Flint.

Regra nº 6) Ajude sua equipe a gerenciar o estresse 

Há um reconhecimento coletivo dos efeitos adversos que a COVID-19 está tendo sobre a saúde mental e o bem-estar. Embora o foco seja frequentemente em membros e clientes, ajudar os funcionários a lidar com a incerteza e o estresse da pandemia foi, e continua sendo, uma prioridade de gestão. “Emocionalmente, tentamos promover um ambiente de diálogo e fazer com que tudo fique bem falando sobre problemas de saúde mental", acrescentou Grant. "E nós constantemente incorporamos mensagens em torno disso dentro de todas as comunicações da equipe."

"Na Avenu, nos registramos com frequência, tanto pessoalmente quanto via Zoom, para ver como cada funcionário estava indo mentalmente, emocionalmente e fisicamente", diz Gallagher.

Ele também descreveu uma atividade única que Avenu implementou: "Toda semana, todos leem três capítulos de um livro selecionado, e nos reunimos para discutir o que ressoa, o que podemos colocar em ação e compartilhar quaisquer insights ou momentos de inspiração."

Lembre-se que algumas coisas nunca mudam 

Apesar de todos os desafios, esses líderes compartilharam alguns princípios comuns aos que todos aderem, algumas pérolas de sabedoria para ajudar a orientar as equipes de gestão enquanto navegam através e além da pandemia.

Grant resumiu: "É importante ter comunicações claras, discussão aberta, um plano bem definido e delegar em conformidade. Passar por qualquer crise só pode ser feito por uma equipe forte que trabalha bem em conjunto."

Texto original presente na CBI Magazine, edição de julho de 2021.

Traduzido por Rayan Magalhães